Client Web Quotero - fr
Permission vous est donnée, de copier, distribuer et/ou modifier ce document dans le cadre de la licence pour la Documentation Libre GNU, version 1.2 ou plus récente publiée par la Free Software Foundation ; sans section invariable, sans texte de première page de couverture, et sans texte de dernière page de couverture. Une copie de la licence est consultable ici :
- http://www.gnu.org/licenses/fdl-1.2.txt
Sommaire
1. INTRODUCTION
1.1. Conventions typographiques
2. UTILISATEUR
2.1. Les premiers pas avec Quotero
2.1.1. Se connecter comme qu’utilisateur
2.1.2. Aperçu de la page d’accueil
2.2. Créer un espace de travail
2.2.1. Créer un nouvel espace de travail
2.2.2. Gérer son espace de travail
2.3. La gestion de contenu
2.3.1. Importer un contenu
2.3.2. Type de document
2.3.3. Déplacer un document
2.3.4. Exporter un document
2.4. Chaînes de validation
2.4.1. Démarrer une chaîne de validation
2.4.2. Processus de validation
2.5. Recherche
2.5.1. Outils de recherche.
2.6. Gérer les documents
2.6.1. Supprimer un document/dossier/espace de travail
2.6.2. Check out, Check in
2.6.3. Créer une version d’un document
2.6.4. Propriétés des documents
3. ADMINISTRATEUR
3.1. Se connecter à Quotero comme “administrateur”:
3.1.1. Se connecter
3.2. Autorisation/Gestion des accès
3.2.1. Domaines
3.2.2. Rôles Spéciaux
3.3. Studio
3.3.1. Gestion des nourrisseurs
3.3.2. Types de document
3.3.3. Gestion des chaînes de validation
3.4. Statistiques
1. Introduction
Le but de ce guide est d’accompagner vos premiers pas dans l’interface web de Quotero, et vous présenter les différentes fonctionnalités de ce programme.
1.1. Conventions typographiques
Les mises en forme suivantes seront utilisées:
Convention typographique | Font référence à |
Flèche ( | Procédure à suivre pas à pas |
Gras | Action menée |
“italique” | Fait référence à un élément à l’écran |
)2. Utilisateur
2.1. Les premiers pas avec Quotero
2.1.1. Se connecter comme qu’utilisateur
Avant de pouvoir vous loguer dans Quotero, vous avez besoin d’un compte utilisateur. Faites la demande auprès de votre administrateur, de vos identifiant, mot de passe et nom de domaine. Une fois ces informations obtenues, démarrer l’interface web de Quotero.
Image 1 – Login Panel
- Sélectionnez votre domaine et votre langue
- Complétez les champs « Nom d’utilisateur » et « Mot de passe »
- Puis cliquez sur “Valider”
Image 2 – Home page
Vous êtes maintenant sur la page d’accueil de Quotero.
> Espace de travail
> Dossier
Les espaces de travail et les dossiers sont organisés en arborescence.
2.1.2. Aperçu de la page d’accueil
2.1.2.1. Barre d’outils
En haut à droite de l’écran, vous trouvez la barre d’outils. Les fonctions « administrations », « studio », « Statistique » ont un accès restreint. Elles ne s’afficheront que si vous avez les droits d’accès nécessaires. Seuls les administrateurs sont en mesure d’accorder ou de retirer les accès spéciaux.
Image 3 - La barre d'outils
Image 4 – Onglet Mes tâches
- Cliquez sur “administration”
Image 5 – Onglet administration
- Cliquez sur “Studio”
Image 6 – Onglet studio
- Cliquez sur “Statistique”
Image 7 – Onglet statistique
2.1.2.2. Arborescence
Dans Quotero l’arborescence se trouve sur le côté gauche de votre écran.
2.1.2.2.1. L’explorateur
Image 8 – Workspace explorer
Dans l’explorateur, vous pouvez étendre les dossiers et les espaces de travail.
2.1.2.2.2. Les signets
L’espace de signets, regroupe tous les documents, dossiers et espace de travail que vous avez préalablement marqués.
Image 9 – Signet
D’un click sur la croix rouge (X), vous supprimez un élément des signets.
2.1.2.2.3. Documents récents
Les documents récents permettent de rapidement retrouver les documents, dossiers et espaces de travail que vous avez récemment consultés.
Image 10 – Document récent
2.1.2.3. Déconnexion
Pour vous déconnecter, cliquez sur le bouton de déconnexion 
, en haut à droite de votre écran.
2.2. Créer un espace de travail
2.2.1. Créer un nouvel espace de travail
Pour créer un espace :
> Cliquez sur “Nouvel espace de dossier”
Image 12
> Remplissez le nom de l’espace de travail, puis cliquez sur “Valider”
Image 13
Pour gérer les autorisations durant l’étape de création :
> Cliquez sur “l’onglet de sécurité”
Image 14
Lors de la création d’un espace de travail, vous obtenez automatiquement le contrôle total de cette espace. Pour gérer les autorisations des groupes et utilisateurs:
> Cliquez sur "Ajouter”
Image 15
> Sélectionnez les utilisateurs, ou les groupes auxquels vous souhaitez donner des accès.
> Puis attribuez le niveau d’accès désiré grâce aux règles de sécurité.
Image 16
Lecture: Lecture seule
Ecriture: Lecture et écriture
Contrôle total: Lecture, écriture et le droit de modification des règles de sécurité.
2.2.2. Gérer son espace de travail
Votre espace de travail est maintenant créé. Pour classer vos documents vous aurez besoin de sous sections.
Pour créer un dossier dans votre espace de travail:
> Sélectionnez un espace de travail dans votre explorateur.
> Cliquez sur la flèche (Entouré en rouge) Pour ouvrir l’onglet «Actions disponibles»
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> Puis cliquez sur “nouveau dossier”
Image 18
Note: Si vous faites le choix d’Appliquer aux sous élément les règles de sécurité, alors chaque sous niveau de ce dossier auront les mêmes règles de sécurité.
> Complétez le nom du dossier puis cliquez sur “valider”
Pour gérer un espace de travail après sa création:
> Sélectionnez une espace de travail, et ouvrez l’onglet «Actions disponibles»
Image 19
> Cliquez sur “Propriétés”
Image 20
Note: Dans les propriétés, vous pourrez modifier les règles de sécurité, ainsi que le nom de l’espace de travail.
> Cliquez sur “valider” pour sauvegarder vos modifications.
2.3. La gestion de contenu
2.3.1. Importer un contenu
Pour importer un document:
> Cliquer sur Nouveau documents»
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> Cliquez sur “Extraire / Importer une copie de travail "
Image 22
> Pour sélectionner un fichier à importer, cliquez sur “Browse…”
Image 23
> Cliquez sur un fichier pour l’importer
> Puis cliquez sur "Ouvrir"
Avec Quotero, vous pouvez ajouter des Meta données, quand vous importez des documents:
> Avant de valider, ouvrez l’onglet “Meta données”
> ouvrez l’onglet «Actions disponibles»
Image 24
> Sélectionnez un type de document dans le menu déroulant
Image 25
> Complétez les champs, en cliquant sur le bouton liste
Une fois les onglets “Document”, “Meta données” et “sécurité” renseignés, cliquez sur “valider” pour importer le document.
2.3.2. Type de document
Vous pouvez ajouter ou modifier un type de document à un contenu à tout moment.
Pour typer un contenu:
> Sélectionnez un contenu et ouvrez ses “propriétés“
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> Cliquez sur l’onglet “Meta Données”
Image 27
> Adoptez la marche à suivre de la partie 2.3.1
2.3.3. Déplacer un document
Vous pouvez à tout moment déplacer vos documents/dossiers.
> Sélectionnez document/dossier
> Ouvrez l’onglet ”Actions disponibles”
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Cliquez sur “Déplacer”
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> Sélectionnez un autre dossier/espace de travail, puis Cliquez sur “OK” pour valider.
2.3.4. Exporter un document
Vous avez maintenant du contenu dans votre instance Quotero. Pour l’exporter et le modifier sur votre ordinateur :
> Sélectionnez un contenu
> Sauvegardez le contenu sur votre ordinateur.
Note: Vous pouvez le faire également par l’intermédiaire de l’onglet «Actions disponibles»(
), avec la fonction “Voir le document“
Image 30
2.4. Chaînes de validation
Quotero a une fonction de chaîne de validation, afin de vous aider à organiser vos processus de validation.
2.4.1. Démarrer une chaîne de validation
> Sélectionnez un document
> Ouvrez l’onglet «Actions disponibles»
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> Cliquez sur “démarrer une chaîne de validation”
Image 32
Sélectionnez une chaîne de validation dans le menu déroulant, puis cliquez sur “Suivant”
Image 33
Sélectionnez un statut dans le menu déroulant, puis cliquez sur “suivant” et en suite “fermer”
Note: Une chaîne de validation est en cours quand vous pouvez voir une zone rouge sous “Statut de validation”
Image 34
2.4.2. Processus de validation
Lors du démarrage d’une chaîne de validation, chaque utilisateur impliqué reçoit une notification dans leur onglet ”Mes tâches”, ainsi qu’une alerte e-mail.
Pour consulter cette notification:
> Cliquez sur “Mes tâches” (dans la barre d’outils)
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Note: Le chiffre entre parenthèses indique, le nombre de chaîne de validation en attente de réponse.
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Sur cette page, vous pouvez accepter ou refuser le statut dans lequel est le document. Si vous acceptez, la chaîne de validation passe à l’étape suivante. Dans les deux cas, une boite de commentaire s’ouvre.
Image 37
> Rédigez votre commentaire dans ”l’espace prévu”, puis cliquez sur “valider”.
2.5. Recherche
Afin de rapidement retrouver vos documents, Quotero est muni d’un moteur de recherche
2.5.1. Outils de recherche
2.5.1.1. Recherche rapide
La recherche rapide est dans le cadre principal, pour démarrer une cherche:
> Remplissez le champ de recherche
> Cliquez sur “recherche”
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2.5.1.2. Recherche avancée
Dans le cas d’une recherche nécessitant, plus de critères, une fonction recherche avancée est disponible.
> Cliquez sur “recherche avancée”
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Doc num: numéro de série du document
Text: Recherche des mots clefs dans le contenu des documents.
Document type: Permet une recherché par méta données
> Remplissez les champs de recherche, puis sélectionnez un type de document (si besoin) dans le menu déroulant.
Image 40
> Remplissez les autres champs (si un document type a été sélectionné)
> Puis cliquez sur “Recherche”